一個人的行銷部：週一到週五的時間表
你是公司裡唯一做行銷的人。
老闆要看報表，業務要素材，客服把客訴轉給你，網站的表單壞了也是找你。
這份時間表是替四個這樣的人設計的。他們用了兩年。
一個人的行銷部撐不住的原因不是事情多，是事情沒有固定的位置。每一件事都在同一個時間搶你。
一週的骨架
| 時段 | 週一 | 週二 | 週三 | 週四 | 週五 |
|---|---|---|---|---|---|
| 09:00 至 12:00 | 數據與計畫 | 寫作 | 寫作 | 外部與素材 | 上稿與排程 |
| 13:00 至 15:00 | 支援業務 | 支援業務 | 支援業務 | 支援業務 | 支援業務 |
| 15:00 至 16:00 | 收信與雜項 | 收信與雜項 | 收信與雜項 | 收信與雜項 | 收信與雜項 |
| 16:00 至 17:30 | 廣告與檢查 | 寫作 | 寫作 | 拍攝或剪輯 | 下週準備 |
上午是給需要腦子的事。下午兩點以後留給別人。
這張表最重要的一列是十三點到十五點。它讓業務知道什麼時候找得到你，也讓他們知道其他時間不要找。
週一上午：數據與計畫
- 打開三個後台，各花十五分鐘：分析工具、Search Console、廣告帳戶。
- 把六個數字抄進同一張試算表：工作階段、自然點擊、廣告花費、詢價數、成交數、單件成本。
- 看上週的計畫，把沒做完的三件事重新排時間。
- 寫下這一週要交出的三樣東西，寫在便利貼上，貼在螢幕邊。
三樣，不要五樣。一個人一週能完成三樣就是好週。
週二與週三上午：寫作
兩個上午加兩個傍晚，一週有九個小時可以寫。
九個小時可以寫完一篇兩千字的文章，或者三篇六百字的短文。
規則有兩條。第一條，寫作時間不接電話。手機翻過來放。
第二條，開始寫之前不做研究。研究在上一週就要做完，坐下來的時候手上要有大綱與資料。
沒有大綱就坐下來的人，九個小時會變成九個小時的搜尋。
週四上午：外部與素材
這個上午留給不是坐在位子上的事。
打三通電話給客戶問使用心得。拍五張產品照。錄一段兩分鐘的說明。跟業務借十五分鐘聽他最近遇到的問題。
一個人的行銷部最容易缺的不是時間，是素材。素材只能從人身上拿，不能從螢幕上拿。
週五上午：上稿與排程
把這週寫好的東西上稿。排下週的社群與電子報。更新那份六個數字的試算表。
週五上午不要開始新的東西。開始了就會加班。
每天十三點到十五點:支援業務
業務要的東西通常是三種：一份簡報、一張報價單的圖、一個客戶問題的答案。
把這三種各做一個範本，放在共用資料夾。第二次以後只要改字。
兩年下來，這四個人裡有三個把八成的支援請求變成自助式的。他們在資料夾裡放了範本與說明，業務自己拿。
每天十五點到十六點：收信與雜項
信件不要隨到隨回。一天集中兩次，中午一次，下午三點一次。
這一小時也用來處理表單壞掉、網站小錯字、社群留言這些事。
雜項有固定的一小時，它就不會佔掉一整天。
一個人做不完的四件事，外包出去
- 影片剪輯。一支兩千到五千元，比自己學快。
- 網站的程式修改。一小時一千五到三千元。
- 大量的圖片製作。按張計價。
- 每季一次的技術稽核。一次一萬五到四萬。
外包的判斷標準只有一個：這件事你做要花的時間，乘上你的時薪，有沒有超過外包費。
超過就外包。四個客戶裡有兩個一開始堅持自己做，第一年都做到想離職。
三個月之後會發生的事
第一個月最難。業務會在十點打電話給你，你要說十三點以後回覆他。說三次以後他會記得。
第二個月，那張六個數字的試算表會累積到九列。你開始看得出趨勢。
第三個月，你會發現週二與週三的九個小時是整週最有價值的時間，因為只有那九個小時產出的東西會留下來。
其他時間都在維持。維持很重要，但它不會累積。
一個人的行銷部要活下來，靠的是保護那九個小時。
那位在食品公司的行銷專員
她二十七歲，公司三十二個人，她是行銷部唯一的員工。
第一次見面她給我看她的待辦清單。清單上有六十四項，最舊的一項是十一個月前寫下的。
我請她做一件事：把六十四項分成三堆。會產生新東西的一堆，維持現狀的一堆，別人的事的一堆。
會產生新東西的有九項。維持現狀的有二十七項。別人的事有二十八項。
那二十八項裡，有十九項她從來沒有跟任何人說過那不是她的工作。
我們花了一個下午，把十九項寫成一封信寄給主管，每一項後面接一句：這件事我可以做，一週要花三小時；或者，這件事應該由誰做。
主管回信的第二天，十九項剩下六項。
一個人的行銷部第一件要學的事，不是時間管理，是把不屬於你的事還回去。
六個數字的試算表長什麼樣
| 欄位 | 從哪裡抄 | 花幾分鐘 |
|---|---|---|
| 工作階段 | 分析工具首頁 | 2 |
| 自然點擊 | Search Console 成效報表 | 3 |
| 廣告花費 | 廣告帳戶總覽 | 2 |
| 詢價數 | 表單後台或 CRM | 3 |
| 成交數 | 問業務 | 3 |
| 單件成本 | 前面兩個欄位相除 | 2 |
一列十五分鐘。一年五十二列。
第九列開始，你會看到季節。第二十六列開始，你可以跟去年同期比。第五十二列，你手上有一份沒有人可以質疑的資料。
不要做十二個欄位的儀表板。一個人維護不了十二個欄位，維護不了的東西第三個月就會停更。
兩年後這四個人的狀況
其中兩位升上主管，各自帶了一到兩個人。一位跳槽到規模大三倍的公司，職稱從專員變成經理。
剩下一位還在原公司，還是一個人。她跟我說她沒有想換，因為她現在每週三下午五點準時下班。
四個人裡有三個跟我說過同一句話：改變是從保護週二與週三那兩個上午開始的。
時間表本身沒有魔法。它的作用是讓你在被打斷的時候，有一個具體的東西可以指著說，我現在在做這個，兩點以後找我。
常見問題
一個人做行銷，時間要怎麼分配？
上午給需要專注的事，下午兩點以後留給別人。固定一個支援業務的時段例如十三點到十五點，讓同事知道什麼時候找得到你，其他時間不要找。
一週可以寫幾篇文章？
兩個上午加兩個傍晚，大約九個小時。九小時可以寫完一篇兩千字的文章或三篇六百字的短文，前提是研究與大綱在上一週已經完成。
寫作的時候要不要接電話？
不要。手機翻過來放。另外開始寫之前不要做研究，坐下來的時候手上要有大綱與資料，否則九個小時會變成九個小時的搜尋。
一週該設定幾個目標？
三個。寫在便利貼上貼在螢幕邊。一個人一週能完成三樣就是好週，寫五樣會有兩樣被推到下週。
哪些事情該外包？
影片剪輯、網站程式修改、大量圖片製作、每季的技術稽核。判斷標準是自己做要花的時間乘上時薪，超過外包費就外包。
信件要隨到隨回嗎？
不要。一天集中兩次，中午一次、下午三點一次。雜項有固定的一小時，它就不會佔掉一整天。
待辦清單太長要怎麼處理？
分成三堆：會產生新東西的、維持現狀的、別人的事。我看過一份六十四項的清單，其中二十八項是別人的事，寫信釐清之後兩天內剩下六項。
要不要做行銷儀表板？
一個人只維護六個欄位：工作階段、自然點擊、廣告花費、詢價數、成交數、單件成本。一週抄一次十五分鐘。十二個欄位的儀表板第三個月就會停更。