文章作者與審稿流程怎麼定：一份可以直接貼進公司的內部備忘
中小企業的內容要有人負責寫，也要有另一個人負責審。作者對讀者的問題負責，審稿人對事實、法規與品牌口徑負責。兩個角色分開，再用一張四關卡的流程表把交接寫清楚，文章才會穩定、可信，也不會卡在老闆桌上兩個月。
以下是一份內部備忘的寫法。我把它整理成可以直接貼進公司共用資料夾的格式。情境是示範情境：一家二十人左右的設備代理商，行銷一人，業務五人，老闆兼任最終決策。你可以把職稱換成自己公司的。
備忘主旨：為什麼我們的文章總是發不出去？
先講現況。過去半年，行銷寫了十二篇草稿，上線的只有四篇。其他八篇停在三個地方：業務說「這段不對但我沒空改」、老闆說「先放著我週末看」、行銷自己不確定某個規格能不能寫。
問題不在文筆。問題在沒有人知道自己該看什麼。業務看完會順手改語氣，老闆看完會改標題，結果三個人改同一段，真正要查的數字反而沒人查。
Google 在說明有幫助的內容時，直接問了幾個問題：讀者能不能清楚知道是誰寫的？內容是不是由懂這件事的人產出？這些提問寫在 Google 搜尋中心〈建立實用、可靠且以使用者為優先的內容〉。我們的流程如果答不出「誰寫、誰審」，讀者也答不出來。
角色分工：作者、審稿人、核准人各管什麼
備忘第一段要把角色寫死。每篇文章只能有一位作者、一位專業審稿人、一位核准人。同一人不能兼任作者與審稿人。
| 角色 | 負責什麼 | 不負責什麼 | 建議人選 |
|---|---|---|---|
| 作者 | 讀者問題、文章架構、示範情境、初稿 | 產品規格的最終正確性 | 行銷或第一線業務 |
| 專業審稿人 | 規格、數據、步驟是否正確 | 標題好不好看、語氣 | 資深技術人員或產品經理 |
| 法遵審閱（必要時） | 廣告用語、比較性陳述、個資 | 文章結構 | 老闆指定或外部顧問 |
| 核准人 | 是否符合品牌立場、能否上線 | 逐字修改 | 老闆或部門主管 |
最後一欄最容易出事。核准人只回答「可以上」或「不能上，原因是」。核准人不改字。改字的權力留給作者，這樣文章才有一致的聲音。
四道關卡的交接規則
第二段寫流程。每一關都有明確的輸入、輸出與期限。期限用工作天算，不用「盡快」。
第一關：題目單
作者先交一張題目單，不交全文。題目單只有五行：讀者是誰、讀者在問什麼、我們的答案一句話、需要誰提供資料、預計字數。核准人在兩個工作天內勾選通過或退回。題目在這關被擋，損失最小。
第二關：初稿與自我檢查
作者寫完初稿，自己先跑一次檢查。所有數字要標出處，所有規格要標「待審」。不確定的句子用黃色底標出，不要自己猜。這一步讓審稿人一眼就知道該看哪裡。
第三關：專業審稿
審稿人只看標黃與標「待審」的地方，加上整體是否有錯。審稿人用註解回覆，不直接覆寫。期限三個工作天。超過期限，作者可以找替代審稿人，不必等。
第四關：核准與上線
核准人讀完定稿，只做一個決定。通過後，作者負責排程上線，並在文章底部放上作者與審稿人的署名與更新日期。
- 題目單：核准人兩個工作天內回覆
- 初稿：作者自訂，最長十個工作天
- 專業審稿：三個工作天，逾期可換人
- 核准：兩個工作天，只能通過或退回並寫原因
- 上線後：作者每六個月複查一次規格是否過時
附件：審稿人的檢查清單
審稿人最怕的是不知道要看到多細。備忘可以附上一張固定清單，每次審稿逐項打勾。清單越短越好，太長的清單沒有人會真的照做。
- 文中每個數字是否有出處，出處是否仍有效
- 產品規格、型號、適用條件是否與目前型錄一致
- 操作步驟照著做一次，是否真的走得通
- 有沒有寫成保證效果的句子，例如一定、絕對、百分之百
- 比較其他品牌時，是否有可查證的依據
- 示範情境是否已在文中標明為示範情境
- 有沒有出現客戶名稱、個人資料或未公開的報價
廣告與比較性陳述的規範，可以參考 公平交易委員會網站公告的相關處理原則。審稿人不必是法律專家，但要知道哪些句子需要再問一次。
這份清單第一次用會覺得繁瑣。用過三四篇後，作者會在寫初稿時就主動避開這些問題，審稿時間自然縮短。流程的價值不在抓錯，而在讓錯越來越少出現。
建議把每篇的審稿意見另存一份。半年後回頭看，就知道公司最常犯哪一類錯，可以把它寫進作者的寫作指引裡，讓下一位新人少走一段路。
署名要寫到什麼程度？
很多老闆擔心員工署名會被挖角，所以全站掛公司名。我的建議是至少讓讀者看得到兩件事：這篇由什麼職務的人寫，經過什麼職務的人審。真名可以由公司自行決定，但職稱與資歷要真實。
署名之外，作者頁要寫清楚此人做過哪些相關工作。這部分可以參考我們先前整理的作者頁與編輯制度如何一起建立信任。本篇重點放在流程，不重複作者頁的寫法。
技術上，文章頁可以用結構化資料標註作者。Article 類型有 author 屬性，規格在 schema.org 的 Article 說明頁。標註只是輔助，前提是頁面上真的看得到作者資訊。
最常卡關的三種狀況與處理方式
流程寫好了，還是會卡。以下三種最常見，備忘裡要先寫好處理方式。
- 審稿人太忙：每季指定一位候補審稿人。主要審稿人逾期，作者直接轉給候補，不必請示
- 老闆想改字：請老闆把意見寫在註解，由作者改寫。老闆的意見一樣被採納，但全文語氣不會變成兩種
- 業務與技術意見衝突：以技術審稿人的正確性為準，業務的意見轉成「常見疑問」段落補充
還有一種隱形卡關：作者不敢寫。作者怕寫錯被罵，所以一直不交稿。處理方式是讓作者知道，錯誤本來就該在第三關被抓到。抓到錯是流程有效，不是作者失職。
上線後誰負責更新？
文章上線不是結束。規格會改，法規會改，價格會改。備忘最後一段要寫清楚更新責任。
原則是作者負責發現，審稿人負責確認。作者每六個月翻一次自己的文章，把可能過時的地方標出來。審稿人確認後，作者修改並更新頁面上的更新日期。若作者離職，文章轉給接手的人，署名改成新作者並保留原作者記錄。
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適用與不適用的情況
這套作者與審稿流程適合每月產出兩篇以上、內容牽涉專業規格或法規的公司。例如設備、醫療器材周邊、食品、金融相關服務。這類文章寫錯的代價高，多一道審稿值得。
它不適合每天發短貼文的社群帳號。社群節奏太快，四道關卡會拖垮時效。社群可以只保留「題目方向事先核准」與「敏感用語清單」兩項。
也不適合只有一人的工作室。一人公司沒有審稿人，可以改成「隔天重讀」加「找一位外部同業互審」。重點不變：寫的人與查的人最好不是同一個當下的自己。更多常見疑問可以在冠誠常見問題頁找到。