接到大案反而周轉不過來：用九十天現金流表重排付款條件的內部備忘
付款條件決定的不是收多少，而是什麼時候收到。接案前先畫一張九十天現金流表，把每筆支出與每次入帳放在同一條時間線上，找出缺口出現在哪一週，再回頭調整訂金、分期節點與付款天數，就能避免接了大案反而周轉不過來。
這份備忘為什麼會寫出來？
這是我寫給自己的內部備忘，整理後分享給同樣做服務業的老闆。裡面的公司、案子與金額都是示範情境，不是真實客戶。
示範情境是這樣的：一家五個人的小型品牌設計公司，接到一個官網改版加三個月社群代操的案子，總價設定為四十八萬元。客戶的採購規定是驗收後月結六十天。老闆很高興，馬上簽了。
第二個月月底，他發現帳戶不夠發薪水。案子還在做，錢一毛都還沒進來，外包攝影和插畫的費用卻要先付。
這不是賺不賺錢的問題。帳面上這個案子是賺的。問題出在錢進來的時間，比錢出去的時間晚了太多。
我把這件事寫下來，是因為它幾乎每家接案公司都會遇到一次。遇到的時候通常已經來不及談，只能借錢或拖欠外包。比較好的做法，是在簽約前就看見它。
九十天現金流表怎麼畫
我現在接任何超過平常規模的案子，簽約前都會先畫這張表。不需要財會軟體，一張試算表就夠。
- 橫軸是週，從簽約那一週算起，畫十三週，大約九十天。
- 第一列放固定支出：薪資、房租、軟體訂閱、勞健保。這些不管有沒有接案都要付。
- 第二列放這個案子的變動支出：外包、素材、印刷、交通。標在實際付錢的那一週。
- 第三列放這個案子的收款。依合約的節點與付款天數，標在錢真正入帳的那一週，不是開發票的那一週。
- 第四列放其他案子的預計收款。只放已經確定的，不放希望。
- 最後一列是累計餘額：上一週的餘額，加上收款，減去支出。
餘額變成負數的那幾週，就是缺口。缺口出現在哪裡、有多深、持續幾週，決定你要談什麼樣的付款條件。
畫表時最常犯的錯，是把開發票的日期當成入帳日期。發票開出去，到錢真的進帳，中間可能隔一個月以上。表上要寫的是入帳日。
示範情境的表長什麼樣子
下表只列出有收支的關鍵週，期初餘額設定為二十萬元，金額單位為萬元，全部是示範數字。
| 週次 | 主要事件 | 本案收款 | 本週支出 | 累計餘額 |
|---|---|---|---|---|
| 第 1 週 | 簽約，開始提案 | 0 | 6 | 14 |
| 第 4 週 | 視覺定稿，支付外包攝影 | 0 | 10 | 4 |
| 第 8 週 | 網站上線，社群開跑 | 0 | 9 | -5 |
| 第 10 週 | 驗收完成，開立發票 | 0 | 6 | -11 |
| 第 13 週 | 月結尚未到期 | 0 | 6 | -17 |
讀這張表，有兩件事很清楚。缺口從第八週開始，比驗收還早。驗收後再等六十天，代表這筆錢大約要到第十九週才會進來，已經超出這張表的範圍。
老闆原本以為風險在「客戶會不會付」。表畫出來才知道，客戶會付，只是付得太晚。
回頭改付款條件：四個可以調的槓桿
有了缺口的位置，就知道要調哪裡。我常用的槓桿有四個。
| 槓桿 | 怎麼調 | 對缺口的作用 | 客戶可能的反應 |
|---|---|---|---|
| 訂金比例 | 簽約時先收一部分 | 補上前期的外包與人力 | 多數服務業客戶能接受，比例太高會要求保障 |
| 分期節點 | 依交付成果拆成數期 | 讓收款跟著工作進度走 | 客戶要清楚知道每一期換到什麼 |
| 付款天數 | 從月結六十天談到三十天 | 縮短最後一筆的等待 | 有固定採購規定的企業較難談 |
| 支出時點 | 外包費改成收到客戶款項後再付 | 把支出往後移 | 要先和外包夥伴談好，不能單方面拖欠 |
示範情境的調整是這樣：簽約收三成訂金，網站上線收四成，驗收收三成。社群代操三個月拆出來，改成每月月初收當月費用。付款天數不談，因為這家客戶的採購規定改不了，硬談反而卡住簽約。改完重畫一次表，餘額的最低點落在正數。
訂金要收多少，沒有一個放諸四海皆準的比例。我自己的判斷方式，是看前四週的支出加總。訂金至少要能蓋過這段期間的外包與素材費，讓案子在第一筆分期款進來之前，不必動用公司的周轉金。
付款條件定了，要白紙黑字寫進報價單與合約。寫法可以參考報價單有效期限與付款條件的十二項檢查清單。如果你還在猶豫要預收還是後收，預付制與後付制在現金流與信任上的權衡可以一起讀。
跟客戶談付款條件，怎麼開口？
很多老闆不敢談，怕客戶覺得你缺錢。我的經驗是，用工作安排來講，比用「我需要錢」來講順得多。
- 說明訂金的用途：「訂金用來保留排程，也支付前期的外包與素材。」
- 把分期綁在交付物上：「每一期都對應一個你可以驗收的成果。」
- 主動給選項：「如果貴公司只能驗收後付款，我們可以把案子拆成兩個階段，各自驗收。」
- 寫清楚逾期怎麼處理：「款項逾期，下一階段順延開工。」這句是在保護雙方，不是威脅。
拆階段這一招最實用。大企業的付款流程改不動，但驗收的範圍可以變小。一個大案拆成三個小案，每個小案驗收一次，錢就分三次進來。
談的時機也重要。付款條件要在報價時就提出，不要等客戶說要簽了才補。報價單上看得到，客戶的採購窗口才能提早跟財務確認。
外包夥伴那一端，也要一起談
現金流的缺口有兩邊。一邊是客戶付得晚，一邊是你付得早。很多老闆只想著催客戶，卻忘了自己對外包夥伴的付款條件也能安排。
安排不等於拖欠。我的做法是在發包時就講清楚：這個案子的客戶款項分三期進來，外包費也分成對應的三期，每一期在我收到款項後的固定天數內付清。外包夥伴知道錢什麼時候會到，比含糊地說「月底結」更安心。
如果外包夥伴本身也是小型工作室，付款太晚會讓他們陷入同樣的困境。所以這個調整要雙方同意，而且承諾的天數一定要守住。信用是接案生意最貴的資產。
平常就要做的三件小事
備忘寫到這裡，我發現真正的問題不只在這一個案子。下面三件事，我現在每個月都做。
- 每月更新一次十三週現金流表。不只看單一案子，而是看整家公司。
- 固定支出留一段安全存量。要留幾個月，看你的產業淡旺季和收款週期，自己決定一個數字並寫下來。
- 發票開出去後，登記預計入帳日，到期前一週提醒，到期隔天確認。很多逾期不是客戶故意，是單據卡在某個窗口。
如果缺口真的補不起來，可以了解政府為中小企業提供的融資與輔導資源，入口可從經濟部網站開始查。和銀行往來相關的規範與消費者資訊，可以在金融監督管理委員會網站查詢。借錢是補洞，不是解法。付款條件才是根本。
我給自己定的三條接案規則
- 沒畫現金流表，不簽超過平常規模的案子。
- 第一筆款項入帳前，不先墊付大筆外包費。
- 付款天數談不動時，改談階段與驗收範圍。
這三條不複雜，但每一條都是在一次周轉不過來之後才寫下的。寫成規則，是為了下次興奮簽約的時候，有東西可以讓自己停下來看一眼。
想看我們怎麼把付款節點寫進服務方案，可以參考冠誠數位行銷的服務說明。
適用與不適用的情況
適用的是以專案計費、有外包或需要先墊成本的服務業，例如設計、行銷、裝修、活動、軟體開發。
零售與電商要調整做法。它們的現金流主要受庫存與平台撥款週期影響，要另外畫進貨與撥款的時間線。月費制而且固定預收的生意，缺口通常不在這裡。
這份備忘不是財務、稅務或法律建議。合約條文與稅務處理，請與會計師或律師確認。其他關於定價與收費的問題，可以到常見問題查看。