報價單有效期限與付款條件怎麼寫：送出前的十二項檢查清單
報價單的有效期限與付款條件應該怎麼寫
報價單有效期限要寫成一個明確的日期，例如某年某月某日前回簽有效，不要寫成三十天內這種需要回推的說法。付款條件要寫明分幾期、每一期的金額、觸發請款的事件與付款天數。這兩項加上含稅與否的標示，是報價單事後最常引發爭執的三個地方，送出前逐項核對可以避開大部分問題。
下面的十二項清單依照報價單由上到下的版面順序排列，每一項都附上為什麼要檢查。清單適用於服務業與小型製造業對企業客戶的報價。條款的法律效力與稅務處理各案不同，請交由律師與會計師確認，本文只處理文件寫法。
第一到第三項檢查的是抬頭與識別資訊
- 第一項，客戶的公司全名與統一編號是否正確。全名要跟對方的登記名稱一致，簡稱與品牌名不能取代。開發票時抬頭錯誤要作廢重開，請款會延後一個月。
- 第二項，報價單是否有編號與版本號。同一個案子改過三次，就要有三個版本號。客戶回簽時要寫明簽的是哪一版。
- 第三項，報價日期與雙方聯絡窗口是否齊全。窗口要寫到姓名、職稱與聯絡方式，包含對方的請款窗口，因為跟你談案子的人通常不是付款的人。
版本號是最常被省略的一項。我們處理過一個狀況：客戶的採購拿第一版的價格發了訂單，執行團隊照第三版的範圍做事，雙方都拿得出文件。之後的範本規定檔名與頁首都要有版本號，新版送出時信件裡寫明此版本取代先前所有版本。
第四項檢查有效期限是否寫成明確日期
有效期限是指這份報價在什麼時間之前回簽才算數。它保護的是報價方，因為成本、人力排程與匯率都會變。
期限長短看成本波動的程度。原物料價格變動快的製造業，期限通常較短。人力為主的服務業可以長一些，但要考慮排程，兩個月後你的團隊不一定還有空檔。寫法上除了日期，再加一句逾期需重新報價。對進口零件或外幣計價的項目，另外註明匯率基準日，或寫明匯率變動超過一定幅度時價格另議。
業務常問，客戶過了期限才回簽要不要接受。可以接受，但要當成一個決定，由有權限的人確認成本與排程沒變之後，書面回覆同意延長至某日。口頭說沒關係，等於這份報價永遠有效。
第五與第六項檢查品項描述與數量單位
- 第五項，每個品項是否寫出交付物，而只寫工作名稱。例如寫社群經營不夠，要寫每月幾則貼文、是否含圖片製作、是否含留言回覆。
- 第六項，數量、單位與單價是否三者齊全。一式這個單位要盡量少用，非用不可時在備註寫出一式包含什麼。
品項描述寫得越具體，日後追加時越容易談。客戶說這個不是本來就包含嗎，你可以翻開報價單指給他看。只寫網站設計一式，所有沒講到的東西客戶都會認為包含在內。
另外建議加一個不包含的項目區塊，列出三到五個客戶最容易誤以為有包含的東西，例如圖庫授權費、主機費、第三方軟體訂閱費、差旅費、印刷費。這個區塊只占兩三行，卻能擋掉大多數的認知落差。
第七項檢查金額是否標明含稅或未稅
金額欄要有三個數字：未稅小計、營業稅額、含稅總計。只寫一個總價而沒有標示，客戶會當成含稅，你會當成未稅，差額由比較不想吵的那一方吸收。
還有幾個細節要核對。小計與各品項加總是否一致，改過單價之後最容易忘記重算。折扣是列在品項單價上還是總價上，要寫清楚折的是哪一段。幣別要標明。對方若是境外公司，稅務處理與扣繳的規定不同，這一類務必先問會計師再報價。
第八與第九項檢查付款節點與訂金
- 第八項，付款是否分期，並且每一期都綁定一個看得見的事件。例如簽約後、初稿交付後、驗收完成後。只寫期中付款，雙方對期中的認定會不一樣。
- 第九項，訂金的比例與性質是否寫明。要寫清楚訂金在客戶取消時是否退還、退還的條件是什麼。
每一期還要寫付款天數與方式，例如發票開立後若干日內匯款。很多公司的付款流程是月結，發票錯過結帳日就再等一個月。報價階段就問對方的結帳日與付款週期，寫進報價單，日後催款有依據。
訂金最容易卡住的地方是業務不敢提，怕客戶因此不簽。我們的經驗是把它寫成排程保留的條件：收到第一期款項後開始排入製作。這樣寫客戶多半能理解，因為它說明了款項與動工時間的關係。訂金、定金與違約金在法律上的效果不同，用詞請讓律師看過。
第十項檢查變更與追加的處理方式
報價單上要有一段說明範圍變更怎麼辦。內容至少包含三件事：含幾次修改、超過之後如何計費、新增項目要另外出追加報價並經書面確認後才執行。
修改次數要定義什麼算一次。常見的定義是客戶彙整意見後一次提出算一次。沒有這個定義，客戶今天講兩點、明天再講三點，你說這是五次，他說這是一次。追加項目的單價可以先列在報價單附表，例如每小時的追加費率，客戶事先看過，事後比較不會覺得被加價。
第十一項檢查交期與驗收的定義
交期要寫起算點。簽約後三十個工作天與收到完整資料後三十個工作天，差別可能是一個月。專案延遲的原因常是客戶的資料沒到齊，報價單上要寫明交期自收齊哪些資料起算，並列出資料清單。
驗收要寫三件事：依據什麼標準驗收、客戶收到交付物後幾天內要回覆、逾期未回覆如何處理。很多報價單會寫逾期未回覆視為驗收通過，這類條款是否有效要看個案與合約整體內容，請律師確認寫法。尾款綁在驗收上，驗收沒有定義，尾款就沒有到期日。
第十二項檢查取消條件與簽回欄位
- 取消時已完成的工作如何計費，是否依完成階段結算
- 已經代付的第三方費用是否由客戶負擔
- 保固或售後支援的期間與範圍
- 智慧財產權與原始檔在什麼時點移轉，通常與付清款項綁定
- 簽回欄位是否包含公司章、簽名、日期與回簽的版本號
簽回欄位旁邊加一句話：本報價單經雙方簽章後，連同附件構成合作內容的一部分。金額較高或期間較長的案子，報價單不足以取代正式合約，簽回之後仍應另簽合約，以合約條款為準。
送出前最後用三個問題做一次總檢查
十二項逐一核對之後，再用三個問題從頭看一遍。
- 一個沒有參加過任何會議的人拿到這份報價單，能不能看懂你要交付什麼、什麼時候交、他要付多少錢
- 如果客戶中途喊停，照這份文件能不能算出他該付多少
- 如果客戶在第三次修改後還要改，照這份文件你能不能開口收費
三題有任何一題答不出來，就回到對應的項目補上。這個總檢查最好由沒有參與報價的同事來做，寫的人自己看不出缺口。檢查完把報價單轉成不可編輯的檔案格式再寄出，並把寄出的版本存檔。
這份檢查清單不適用於哪些情況
清單是為企業對企業、金額與範圍需要書面確認的報價設計的。以下情況請調整使用。
- 面對一般消費者的小額交易，用清楚的價目表與訂購頁說明即可，十二項全寫反而造成閱讀負擔，另外要留意消費者保護相關規定
- 政府採購與大型企業的制式採購流程，對方有自己的文件格式與條款，報價單要配合對方規定
- 跨國交易，稅務、幣別、準據法與爭議處理都更複雜，必須由熟悉該國規定的專業人士協助
- 長期月費合作，報價單只是起點，範圍調整、續約與終止要靠正式合約處理
最後提醒，清單能減少認知落差，並不能取代合約與專業意見。條款文字涉及權利義務時，請讓律師與會計師在送出前看過。
常見問題
報價單有效期限一般寫多久？
沒有固定答案，要看成本波動與人力排程。原物料變動快的行業期限較短，服務業可稍長。重點是寫成明確日期，並註明逾期需重新報價。
報價單要寫含稅價還是未稅價？
兩者都要寫。分列未稅小計、營業稅額與含稅總計，並標明幣別。只寫單一總價最容易產生誤解。稅務細節請向會計師確認。
報價單的付款條件怎麼寫比較清楚？
寫明分幾期、每期金額或比例、觸發請款的具體事件，以及發票開立後幾日內付款。事先問清對方的結帳日，一併寫入。
客戶簽回報價單之後還需要簽合約嗎？
金額較高或合作期間較長時建議另簽合約。報價單能確認價格與範圍，但責任、保密、智慧財產與終止等條款需要合約處理，請律師審閱。
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