內部備忘：第一次建立內容日曆，欄位、節奏與責任人怎麼訂

第一次建立內容日曆，先訂欄位，再訂節奏，再訂責任人。欄位要能回答「為誰寫、解決什麼問題、何時上線、誰負責」；節奏用每週一次短會加每月一次檢討；每一列只能有一位負責人。先試行四週，再決定要不要擴大。

備忘說明

收件：內容小組全體、業務窗口、網站維運

發件：行銷負責人

主旨：下個月起改用內容日曆排程，請在試行開始前讀完

這份備忘是寫給我們自己團隊的。內容沿用示範情境：一個三到四人的小型行銷團隊，過去靠聊天群組與個人記事本排稿。我把建立日曆時要決定的事情寫下來，讓大家在開會前就知道規則，不用在會議上從頭討論。

為什麼要改？過去半年我們遇到三個重複出現的問題。一是同一個主題被兩個人同時寫。二是業務需要的說明頁一直排不進來，因為沒有人看得到整體排程。三是文章上線後，沒有人記得當初為什麼要寫它，所以也無從判斷它有沒有達成任務。內容日曆要解決的就是這三件事。

內容日曆和發文排程表差在哪裡？

這是試行前最多人問的問題，先講清楚。

發文排程表只記錄「哪天發什麼」。它回答的是時間問題。內容日曆除了時間，還要記錄「為什麼寫、寫給誰、上線後要看什麼」。它回答的是決策問題。

用排程表管理，最常見的結果是為了填滿空格而寫。週二沒有東西，就隨便找一個題目補上。關於發文頻率不該是起點，每週固定發文真的必要嗎那篇已經談過。我們的日曆不追求每一格都有東西，空著的格子是允許的。

Google 在建立實用且以使用者為優先的內容說明中，建議內容要為人而寫，而不是為了搜尋引擎而大量產出。日曆的每一列都要能回答「這篇對哪一位讀者有用」，答不出來就不排。

欄位：每一列要寫清楚的九件事

我們用共用試算表當日曆，不另外買工具。一列代表一件內容，欄位如下。

欄位	填寫說明	誰填
編號	依建立順序流水編號，不重複使用	行銷負責人
讀者問題	用讀者的話寫出他想解決的問題，一句話	提案人
讀者階段	剛認識、正在比較、準備決定、已是客戶，四選一	提案人
內容任務	這篇上線後要讓讀者做什麼，例如看懂差異、送出詢價	提案人
形式	文章、常見問題、服務頁段落、電子報，擇一	行銷負責人
負責人	一個名字，不能寫兩個人	行銷負責人
狀態	提案、撰寫中、審稿中、待上線、已上線、暫停	負責人
預計上線日	日期，暫停的項目要清空	負責人
上線後檢視日	上線後約一個月的日期，用來回顧內容任務是否達成	行銷負責人

讀者問題這一欄最重要。題目從哪裡來，請參考我們之前整理的客戶問題地圖建立流程。業務與客服聽到的問題，直接用原話填進這一欄，不要改寫成關鍵字。

節奏：一週一次短會，一月一次檢討

日曆要活著，靠的是固定的節奏，不是靠大家自動更新。

每週排程會

每週一早上，十五到三十分鐘。只做三件事：

• 看本週與下週要上線的項目，確認負責人沒有卡關
• 看狀態停在同一格超過兩週的項目，決定繼續或暫停
• 收新提案，只確認讀者問題與內容任務有沒有寫清楚，不在會上討論細節

每月檢討會

每月第一週，約一小時。看「上線後檢視日」落在上個月的項目，逐一問：這篇有沒有完成它的內容任務？依據是什麼？沒有完成的，下一步是修改、合併還是放著不動？

月檢討不是成果報告，是學習。答案是「不知道」也沒關係，但要寫下下次怎麼知道。

責任人：一列一個名字

過去最常卡住的地方，是一篇文章有兩三個人參與，到頭來沒有人覺得自己該推它上線。所以規則很簡單：每一列只能有一位負責人。

負責人不代表要一個人寫完。他可以找業務訪談、請設計協助、請工程上架。但進度卡住時，大家知道要找誰。

另外三個角色也請記住：

• 行銷負責人：管理整份日曆，主持週會與月會，決定排序
• 審稿人：每篇固定一位，負責事實查核與品牌語氣，不負責改寫
• 業務窗口：每週提供至少一個客戶真實問題，並在需要時接受訪談

臨時插入的議題，例如產業新規定或突發新聞，請照內容日曆如何容納臨時議題那篇的做法處理，不要直接插隊而擠掉已排定的項目。

前四週的試行計畫

第一個月是試行。目的是確認欄位與節奏適合我們，不是追求產量。

• 第一週：建立試算表，把目前手上所有進行中的稿件補進去，每篇填好九個欄位
• 第二週：開第一次週會，練習只看卡關項目，不在會上寫稿
• 第三週：檢查有沒有欄位一直填不出來。填不出來的欄位，可能是我們還沒想清楚，也可能是這個欄位不需要
• 第四週：開一次回顧會，決定要刪哪個欄位、加哪個欄位、週會時間要不要調整

試行期間不要追求把日曆排滿三個月。排得越遠，變動越多，維護成本越高。先排滿未來四到六週就好。

Google 的 SEO 入門指南提到，網站內容的變化需要一段時間才會反映在搜尋結果上。所以月檢討看的重點，先放在讀者行為與業務回饋，不要只看排名。

試行時可能遇到的三種卡關

根據過去在其他團隊建立日曆的經驗，前幾週最容易在下面三個地方卡住。先寫出來，遇到時大家就不會慌。

讀者問題寫成關鍵字

提案人習慣寫「台中室內設計推薦」這種字串，而不是讀者真正會說的話。請改寫成一句完整的問題，例如「老房子翻修，預算有限，要先做哪些地方」。寫不出完整句子，通常代表我們還不清楚讀者是誰。

狀態欄沒人更新

日曆最怕變成過期的資料。規則是：負責人每次狀態改變時當天更新，週會開始前五分鐘由行銷負責人掃一次，沒更新的直接在會上問。不需要追究，只需要更新。

業務提供的問題太少

業務很忙，不會主動填表。改成每週由行銷負責人在週會前私訊業務窗口，只問一句：「這週客人最常問的是什麼？」把答案直接貼進提案欄，由我們整理成讀者問題。

適用與不適用的情況

這份做法適合二到六人的小型內容團隊、每月產出量不大、需要和業務或客服協作的公司。共用試算表就能運作，不需要額外的專案管理工具。

以下情況請另外調整：

• 團隊只有一個人。可以保留欄位，但週會改成每週自己花十五分鐘回顧，月會可以邀業務一起做
• 內容量很大、多個品牌或多個語系同時運作。需要更完整的工作流程工具與審核關卡，試算表會不敷使用
• 內容以即時新聞或社群快訊為主。日曆的排程意義較小，應該改用題材池加上每日編輯會議
• 公司還沒有決定內容要支援哪些業務目標。這時先建日曆會變成排程表，請先回頭確認策略

如果需要外部協助來設計第一版日曆與欄位，可以參考我們的內容策略顧問服務。