作者：陳怡彣（冠誠數位行銷）｜本篇為去識別化情境示範，依產業實務經驗整理，非單一客戶的成效保證。先給答案：軟體要賣給公部門，官網與提案資料的重點不是讓人心動，而是讓採購承辦人能在不打電話給你的情況下，把「你是誰、產品做什麼、資料放哪、出事誰負責、怎麼收費、怎麼驗收」六件事寫進簽呈。下面換成採購窗口的視角，一題一題檢查。
本文的採購窗口是虛構人物，承辦的是一般機關的資訊系統採購。實際流程因機關與案件性質而異，任何招標、資格與法規細節，都以該機關公告的文件與政府採購主管機關的規定為準，本文不對法規細節做任何說明。
第一問：這家公司是誰，為什麼我可以相信它存在三年以後？
承辦人拿到一份新軟體廠商的資料，第一個問題是廠商會不會消失。採購案通常牽涉多年的維護與服務，承辦人要對簽核的主管負責，所以「公司穩定度」是隱性的評分項目。官網能回答這題的內容其實很基礎：公司登記名稱、營運沿革、團隊構成、產品的發展時間線、服務據點與聯絡方式。很多軟體公司的官網只放品牌故事與功能亮點，卻找不到一個能讓承辦人核對的公司資料頁。
我的建議是設一個獨立的公司資料頁，寫清楚正式名稱、主要營運地點、客服窗口與服務時間，並且標註最後更新日。這不是行銷文案，是查證入口。這種頁面看似無聊，卻是最常被承辦人打開的頁面之一。若想了解 Google 對可信度資訊的觀點，可參考 Google 搜尋中心的有幫助內容指南 中關於使用者能否判斷內容來源的說明。
第二問：產品做什麼，能不能用一頁講清楚？
承辦人多半不是產品的最終使用者。他們要把需求轉成規格，再與使用單位對話。因此，產品說明必須有一頁「用非技術語言寫的功能與限制」，最好按使用情境分段，例如文件簽核、資料彙整、民眾申請案件追蹤，而不是按技術模組分段。同時，每個情境要寫出產品做不到的部分。承辦人不怕你有限制，怕的是簽了才發現有限制。
- 用一頁說明產品的適用情境與不適用情境
- 列出與常見系統的整合方式，寫成事實陳述，不要用「完美整合」
- 提供一份可下載的功能對照說明，供承辦人放進簽呈附件，格式要能直接列印
第三問：資料放在哪裡？資安是誰負責？
這一題在公部門案件中通常是門檻，而不是加分項。承辦人需要知道資料存放的位置、備份機制、權限管理方式，以及發生事故時的通報流程。官網要有一個專屬的安全與隱私頁面，不是把行銷詞彙放上去，而是把事實列清楚。若廠商持有第三方認證，可以列出，但寫法要精確，範圍、有效期間與驗證機構都要能被核對。至於認證怎麼寫才不踩線，我在 ISO 27001 認證揭露決策表 有一份完整的判斷邏輯，這裡不重複。
如果對方是受特定法規管理的機關，資安與資料存放的要求可能另有規定，請以招標文件與主管機關公告為準。你可以先從 行政院公共工程委員會官方網站 了解政府採購相關資訊的入口，再由你的法務與標案負責人判讀細節。行銷人員不要自行推論法規適用範圍。
第四問：合約期間內，出事誰負責、多快回應？
承辦人要簽核的不只是買軟體，而是買一段服務關係。他們會問：客服窗口是誰、服務時間、事故通報方式、版本更新時是否會通知、停止服務時資料如何取回。官網若能提供一份「服務範圍說明」，寫清楚哪些屬於標準服務、哪些屬於額外收費，承辦人就能直接引用到簽呈裡。
這裡最容易踩的錯誤，是把服務水準寫成漂亮的承諾，卻沒有對應的執行機制。承辦人比一般商業客戶更習慣把承諾與合約條款逐條比對，寫出來的每一句都可能被要求納入合約。所以官網文字應該保守，寧可寫得少，也不要寫到做不到。
第五問：怎麼收費？我怎麼跟主管解釋預算？
公部門的預算通常以年度編列，並且需要對照採購金額與方案內容。價格若完全不公開，承辦人在提案階段就很難估算預算，雙方會浪費大量往返時間。當然，是否公開價格是商業決策，我不主張一定要公開，但至少可以做到：說明計價方式（例如依使用者數、模組或服務範圍）、哪些項目另計、續約時是否調整。
| 承辦人的問題 | 官網該有的內容 | 常見的空白 | 風險 |
|---|---|---|---|
| 公司是否穩定可查證 | 公司資料頁、聯絡窗口、更新日 | 只有品牌故事 | 被視為難以查證的廠商 |
| 產品能做與不能做什麼 | 情境式功能頁、限制說明 | 只有優點列表 | 簽約後期待落差 |
| 資料與資安怎麼處理 | 安全與隱私頁、可核對的認證範圍 | 只寫「高度安全」 | 在資格審查階段被卡住 |
| 服務範圍與回應機制 | 服務範圍說明、事故通報方式 | 承諾與合約不一致 | 爭議與信任受損 |
| 費用如何計算 | 計價方式說明與另計項目 | 完全不提 | 提案往返成本升高 |
| 如何驗收與交付 | 導入流程與交付項目說明 | 只講功能不講交付 | 驗收標準不清 |
第六問：驗收時，我要看什麼證明？
驗收是承辦人最後的責任關卡。他們需要能核對的清單：交付項目、測試方式、文件與教育訓練內容。官網的角色不是取代合約，而是提前讓承辦人看到你的交付邏輯。建議把導入流程、交付物清單與常見驗收項目寫成一頁，內容用事實陳述，而不是承諾。這一頁也能幫助你自己的團隊，因為它迫使業務、專案與工程先對交付範圍有共識。
如果這類提案資料需要與其他客戶溝通共用，也建議參考 認證與資格頁面 的整理方式，把可核對的資格集中呈現，避免分散在簡報與官網各處而互相矛盾。
一個常被低估的細節：檔案格式與可轉寄性
承辦人拿到資料之後，會把它轉寄給使用單位、資訊室或主管，這意味著你的頁面與檔案要能「離開官網之後仍然成立」。我看過的問題包括：功能說明只存在於簡報動畫裡，離開簡報就看不懂；下載檔沒有公司名稱與版本日期，轉寄三次後沒人知道來源；頁面只能在特定瀏覽器顯示，列印後版面跑掉。這些都不是內容問題，卻常常讓好資料失去效力。
比較穩妥的做法，是每份可下載資料都在頁首寫明公司名稱、文件名稱、版本與日期，並且用一般文書格式輸出，列印與螢幕閱讀都能維持清楚。這類細節不需要任何額外預算，只需要一個人負責檢查。
驗收自己的準備：不寫達成值，寫怎麼觀察
準備完這六類資料後，怎麼知道有沒有用？我不給數字，只給觀察方式：
- 業務在提案前收到的重複問題是否減少，請業務用固定欄位記錄
- 標案或提案審查階段被要求補件的次數與類型，看是哪類資料一再被追問
- 承辦人是否直接引用官網頁面作為簽呈附件，這是最有力的間接證據
- 官網相關頁面的更新日期是否維持，過期頁面比缺頁更危險
什麼情況下這套準備不適用？
有三種情況要調整。第一，如果你的軟體主要賣給民間企業，只偶爾有公部門詢問，就不需要一次做完六類頁面，先做公司資料頁與安全隱私頁即可。第二，如果產品需要高度客製才能進入公部門，官網資料只能當入口，實際競爭在提案簡報與方案書，行銷的角色是讓入口不扣分。第三，任何涉及資格、認證或法規的說法，都由對應負責人確認後才上線，行銷不能自行寫成事實。
最後仍要誠實：完整的官網準備並不會讓你更容易得標，得標取決於價格、方案、資格與許多你控制不了的因素。它做得到的是減少在資料階段被淘汰的機會。如果你想檢視自己的官網對採購窗口是否夠清楚，可以看看 冠誠數位行銷的服務項目，也可以先翻閱 常見問題，了解合作前需要準備的資料。