保險經紀公司官網上離職業務員的個人頁應該怎麼處理
依三個欄位判斷：這個頁面是否仍有搜尋流量與外部連結，頁面上是否有可獨立存在的知識內容，以及原客戶是否需要一個承接窗口的說明。有流量也有承接需求的頁面改寫成承接公告，只有知識內容的併入團隊專欄，什麼都沒有的才移除並回應正確的狀態碼。直接整批刪除是最常見也最傷的做法。
以下是一份方法示例。對象是一家中型保險經紀人公司，官網有一個「顧問團隊」區，每位業務員一頁，頁面上有照片、登錄字號、服務地區、自我介紹，部分人還寫了幾篇保障觀念文章。
事情是從一通客戶打錯的電話開始的
行政主管在會議上講了一件事。有位保戶要辦理賠，上網搜尋自己業務員的名字，找到官網上的個人頁，照著頁面上的手機號碼打過去。那位業務員半年前已經離職，號碼也換了人用。
公司內部的離職流程有交接保戶名單，也有書面通知。官網沒有人管。個人頁在人員離職之後繼續掛著，登錄字號、電話、預約按鈕全部原封不動。
資訊主管的第一個提議是，寫一支排程，人事系統標記離職的當天就把頁面刪掉。這個提議被擋下來。原因在下一段。
整批刪除離職人員頁面會造成哪三個問題
- 保戶斷線：保戶搜尋業務員姓名是合理行為。頁面消失後，搜尋結果只剩社群上的舊資料，保戶更找不到公司的承接窗口
- 內容連帶消失：有些業務員寫的觀念文章掛在個人頁底下，網址結構也跟著個人頁。刪除個人頁，文章一起變成找不到的頁面
- 錯誤頁累積：其他文章與外部網站連到這些個人頁的連結全部失效。Google Search Console 的網頁索引報表會出現一批找不到的網址，團隊列表頁也會留下空格
Google Search Console 是 Google 提供給網站管理者的免費工具，可以看到網站在搜尋結果的曝光、點擊，以及哪些網址被索引、哪些出錯。這個案子的判斷資料幾乎都來自它。
決策表用哪些欄位來判斷每一個頁面的去向
我們把所有個人頁的網址匯出到一張試算表，每頁一列，填五個欄位。前三個欄位決定去向，後兩個欄位決定執行細節。
- 過去一段時間是否有搜尋曝光與點擊。從 Search Console 的成效報表依網頁篩選取得，只記有或無與大致多寡，不追求精確
- 是否有站內或站外連結指向。站內連結用網站自己的搜尋查，站外連結看 Search Console 的連結報表
- 頁面是否含有可獨立成立的知識內容。自我介紹不算，一篇講理賠文件準備的文章算
- 該人員名下保戶是否已完成承接，承接窗口是特定同仁還是客服中心
- 人員目前狀態是離職、轉調其他通訊處，還是留職停薪。三種狀態的公開寫法不同
填表最花時間的是第四欄，需要業務行政單位提供。這一欄沒填完的頁面一律先不動。頁面晚一週處理，傷害有限。承接窗口寫錯，保戶會再打一次錯的電話。
四種去向各自對應什麼條件與做法
決策表的結論欄只有四個值：留、改、併、刪。
- 留：人員轉調但仍在公司。保留網址，更新服務地區與聯絡方式，頁面上方加一行異動日期
- 改：人員已離職，頁面仍有搜尋點擊或連結，且保戶已有承接窗口。保留網址，把內容改寫成承接公告
- 併：人員已離職，個人頁本身沒有流量，但底下有知識文章。文章搬到團隊專欄並設定永久轉址，個人頁轉到團隊列表頁
- 刪：人員已離職，沒有流量、沒有連結、沒有知識內容。移除頁面，讓伺服器回應頁面已移除的狀態，並從網站地圖拿掉
永久轉址是告訴瀏覽器與搜尋引擎「這個網址已經永久搬到另一個網址」的設定。它適用在新舊頁面內容相當的情況。把一位業務員的個人頁轉到另一位業務員的個人頁，內容並不相當，還可能讓保戶誤以為兩人是同一位。所以「改」這個去向選擇保留原網址。
承接公告頁要寫什麼，又有哪些不能寫
承接公告是整個案子裡討論最久的頁面。業務主管希望直接放上接手同仁的照片與預約按鈕。法遵同仁有幾個顧慮。最後定下來的版本長這樣。
- 標題維持原業務員姓名加上「服務異動說明」，讓搜尋姓名的保戶一眼確認找對地方
- 第一句說明該人員自某月起不再於本公司執行業務。只寫事實，不寫原因，不寫去向
- 第二段說明既有保單的權益不受人員異動影響，保單效力以保險公司的契約為準
- 第三段給出承接窗口。優先給公司客服專線與服務時間，其次才是指定的承接同仁
- 移除原本的手機號碼、個人社群連結與預約表單
- 頁面下方標示公告日期與最後更新日期
不能寫的東西也列進交付文件。不評論離職人員。不寫「為了給您更好的服務」這類暗示前一位服務不佳的句子。不藉這個頁面推薦新商品或邀約保單檢視。保戶是來找人的，他需要的是電話號碼。
離職人員的姓名與照片是否能繼續出現在公司網站，牽涉個人資料與雙方合約約定。這家公司最後決定保留姓名文字、移除照片，並由法務確認。其他公司的情況要交給自己的法務或持牌專業人士判斷，本文不構成法律意見。
文章作者是離職人員時，署名該怎麼處理
有幾篇觀念文章表現不錯，作者已經離職。直接改掛別人的名字，等於替內容換了一個沒寫過它的作者。保留原作者又會把讀者導向一個已經不在的人。
我們的做法是保留原作者姓名作為「原始撰文」，另外增加一欄「內容審閱」，由目前在職、具相應資格的同仁重新讀過，確認內容沒有過時，再填上審閱日期。審閱人要真的讀。有一篇文章提到的理賠申請方式已經改版，審閱時被改掉。這一步也讓「併」這個去向不只是搬家。
執行後用哪些免費工具做驗收
驗收分三次，都用 Search Console，加上人工走查。
- 上線當天：逐一開啟決策表上每個網址，確認實際結果與結論欄一致。用網址審查工具抽查幾個改與併的頁面，確認 Google 抓到的是新版內容
- 兩週後：看網頁索引報表，確認找不到的網址沒有新增一批。有新增就回頭找是哪個站內連結還指向舊網址
- 六週後：用幾位離職人員的姓名實際搜尋，看搜尋結果顯示的標題與摘要是否已經是承接公告的文字
另外有一項不在官網上的檢查。Google 商家檔案、公司社群頁面的置頂貼文、舊的活動報名頁，都可能留著離職人員的聯絡方式。這些地方人事系統管不到，要有人手動查。
把這件事變成離職流程的固定一步
一次性的清理做完，下一位離職時問題會再出現。我們在公司既有的離職檢核單上加了一列，負責人是行銷窗口，內容只有一句：依決策表判定個人頁去向並於承接窗口確認後執行。
這一列的觸發時間點設在保戶承接完成之後。順序反過來，官網上就會出現一則沒有窗口可以寫的公告。這是整個流程裡最容易排錯的順序。
這張決策表不適用的情況
只有少數幾位業務員的小型通訊處，不需要五個欄位的表。人員異動時逐頁人工判斷更快。
官網本來就沒有個人頁、只有團隊總覽的公司，面對的是另一個問題：保戶搜尋業務員姓名時找不到官方資訊。那需要的是新增內容的規劃，這張表幫不上忙。
人員離職涉及爭議或訴訟中的情況，任何公開文字都應由法務主導，行銷單位不宜自行套用上面的公告範本。保單權益的說明文字，也要以保險公司與主管機關的規定為準。
常見問題
保險業務員離職後，官網上的個人介紹頁要刪掉嗎？
不建議直接刪除。仍有搜尋點擊或連結的頁面，應改寫成服務異動與承接窗口的說明，讓搜尋姓名的保戶找得到公司聯絡方式。
離職業務員的頁面可以直接轉址到接手同仁的頁面嗎？
不建議。兩個頁面內容並不相當，保戶也可能誤認兩人身分。較穩的做法是保留原網址，在頁面上說明異動並提供公司承接窗口。
離職同仁寫的保險文章要換成別人的名字嗎？
不宜直接換名。可保留原始撰文者，另增內容審閱欄位，由在職且具資格的同仁實際重讀、更新後標示審閱日期。
怎麼確認離職頁面處理後沒有留下錯誤連結？
用 Google Search Console 的網頁索引報表觀察找不到的網址是否增加，並以網址審查工具抽查。另外要人工檢查商家檔案與社群頁面的舊聯絡資訊。