內訓上完的講義與練習檔該怎麼收進內部知識庫：一張六欄決策表逐列判斷

內訓結束後，不是每一份講義都值得收進知識庫。判斷只看三件事：下個月還會不會有人用、誰負責更新、新人找不找得到。用一張六欄決策表逐項過一遍，課後兩週內就能把一場課變成可查、可改、可交接的內部資料

這篇不談知識庫的整體架構，那部分在 讓行銷經驗不隨離職消失的五層知識庫結構 已經寫過。這篇只處理一個更窄的時刻：課剛上完，桌上堆著一疊素材，承辦人要決定哪些留、哪些丟、留下來的要變成什麼樣子

為什麼內訓後的知識庫常常變成檔案墳場？

課程結束當天，大家的熱度最高。承辦人建一個資料夾，把簡報、錄影、練習檔、學員作業全部丟進去，命名為「某月某日行銷內訓」。三個月後，有人想查課上教過的某個做法，打開資料夾看到四十幾個檔案，找不到，於是去問同事，或乾脆憑印象做

問題不在於沒有存，而在於存的單位錯了。資料夾是以「一場課」為單位，可是工作上的查詢是以「一個問題」為單位。沒有人會想「我要看三月那場課」，大家想的是「廣告關鍵字的比對方式要怎麼選」。單位對不上，資料就等於不存在

第二個原因是沒有負責人。檔案放進去之後，沒有人被指定要更新。工具介面改了、公司流程換了，條目還停在上課那天。新人照著做，做錯了，以後就不再相信知識庫

第三個原因是收得太多。把所有東西都收進去，看起來很完整，實際上讓真正有用的條目被淹沒。收件之前先篩，比收完再整理省力得多

一場課結束後，手上通常有哪些素材

先盤點。以一場一天的行銷內訓為例，課後常見的素材有八種：

• 講師簡報：講師為現場講解準備的投影片
• 練習檔與範本：課堂上實作用的試算表、文案框架、檢核表
• 學員作業：課後交回的實作成果
• 現場問答紀錄：學員提問與講師回答，通常由助教或承辦人記錄
• 課程錄影：全程或部分錄影
• 講師補充資料：課後另外寄來的延伸閱讀或工具清單
• 課後回饋問卷：學員對課程的評分與意見
• 學員自己的筆記：散在個人筆記本或電腦裡

這八種東西的保存價值差很多。有的應該改寫成正式條目，有的只該當附件，有的根本不必進知識庫。下面這張表就是用來做這個判斷

六欄決策表：每種素材逐列判斷

素材	下個月還會有人用嗎	收成什麼	條目負責人	更新觸發點	處理方式
練習檔與範本	會，而且最常用	獨立的工具條目	使用部門指定一人	範本被實際修改過一次	去掉課堂示範資料，留空白版與填寫說明
現場問答紀錄	會，常是最貼近實務的內容	問答條目	承辦人收件，部門負責人審	同類問題再被問到時	每題拆成一條，補上公司自己的答案
講師簡報	偶爾	附件，不當主條目	承辦人	不主動更新	挑出步驟與判斷標準改寫成條目，原檔留存
課程錄影	很少從頭看	附件加時間點索引	承辦人	不主動更新	在相關條目裡標出對應段落時間
學員作業	少數優秀作業會被參考	範例條目	部門負責人	有更好的實際案例出現時	挑一到兩份，取得本人同意，刪去敏感資料
講師補充資料	看內容	延伸閱讀清單	承辦人	每半年檢查連結是否還在	只留跟公司工作直接相關的項目
課後回饋問卷	只有承辦人會用	不進知識庫	承辦人	不適用	歸檔到訓練紀錄，不放在員工查詢區
學員個人筆記	個人會用	不收	不適用	不適用	鼓勵學員把筆記中的新發現回報成問答條目

這張表的六個欄位，前兩欄決定要不要收，後四欄決定收進來之後能不能活下去。很多公司只做前兩欄，於是知識庫在第一個月很漂亮，第六個月就沒人碰

逐列拆解：表上最容易判斷錯的四列

練習檔與範本：最有用，也最容易被原封不動丟進去

練習檔是整場課裡最接近日常工作的東西。學員回到座位，要寫第一份廣告文案或第一張報表時，會想找的正是它。可是課堂用的練習檔，通常填滿了講師準備的示範資料，有時還混著其他公司的範例

收件時要做三件事。第一，做一份空白版，讓人直接複製使用。第二，在檔案最上方或條目內文寫清楚每一欄怎麼填、填錯會發生什麼事。第三，指定一位使用部門的同事當負責人。這份範本只要被實際修改過一次，就代表公司已經長出自己的版本，負責人要把新版換上去，並寫一行修改原因

現場問答紀錄：價值最高，卻最常沒被記下來

課上的提問，往往是學員在工作上真正卡住的地方。講師當場的回答，有時比簡報內容更貼近實務。問題是很多公司沒有安排人記錄，或記了一張白紙上的潦草重點，課後就找不到了

如果下次辦課，請在課前就指定記錄者。課後把每一題拆成一條獨立的問答條目，標題直接用學員原本的問法。這樣做有兩個好處：查詢的人用自己的話搜尋，比較容易找到；而且講師的回答是通用答案，部門負責人可以在下面補一段「在我們公司的做法」，把通用答案變成公司版答案

講師簡報：不該當主條目，但不能直接丟

簡報是為了現場講解而做的。少了講師的口頭說明，很多頁只剩一個關鍵字或一張圖，新人看不懂。把整份簡報當成知識庫條目，是最常見的偷懶做法

比較好的處理是把簡報當礦場。從裡面挑出會被重複查的東西：步驟、判斷標準、常見錯誤、名詞定義，各自改寫成一條獨立條目。原始簡報留在附件區，供需要完整脈絡的人查閱

這裡還有一個授權問題。外聘講師的簡報屬於講師的著作，公司能不能在內部長期保存與改寫，要看委託合約怎麼寫。合約沒寫清楚時，先跟講師確認，不要自己假設。著作權的一般規定可以查 經濟部 轄下智慧財產主管機關的公開資料，個別情況仍以合約與專業意見為準。下次簽約時，把「課後教材的內部使用範圍」直接寫進委託單，會省掉很多來回

學員作業：挑少數當範例，別全部公開

學員作業的價值在於它是真實的應用。一份做得好的作業，比講師的示範更能讓同事理解「在我們公司長什麼樣子」。可是作業裡常有客戶名稱、報價、內部數字，也牽涉到學員個人的表現

建議只挑一到兩份，先取得學員本人同意，刪掉客戶名稱與金額等敏感資料，再收成範例條目。其他作業交回學員與主管，當成後續輔導的材料。作業本身怎麼設計才會讓學員真的回去做，可以參考 內訓後的作業設計

條目要怎麼寫，新人才會真的打開

收進來的東西，要改寫成條目才算完成。一條條目建議包含以下幾個部分，順序固定，讓讀者知道去哪裡找：

• 標題：用工作上會被問的句子，例如「廣告關鍵字的比對方式怎麼選」，不要用「三月內訓第二單元」
• 一句話答案：放在最上面，讀者看完這句就能先動手
• 步驟或判斷標準：條列，每條一個動作
• 公司版補充：我們的預設做法、例外情況、找誰核准
• 範例或範本連結：指向對應的工具條目
• 來源：出自哪一場課、哪位講師、錄影第幾分鐘
• 負責人與最後確認日：讓讀者判斷這條還可不可信

最後一項最常被省略，卻最重要。一條沒有負責人與確認日的條目，讀者無法判斷它是否過期。寫條目時，可以參考 Google 在 實用內容指南 裡提出的自我檢查問題，雖然那是寫給公開網站的，但「內容是否以讀者為先、是否交代了是誰寫的與怎麼寫的」這類提問，放到內部條目上一樣適用

課後兩週的執行節奏

知識庫整理最怕拖。課後一個月才開始整理，記憶已經模糊，問答紀錄也找不到上下文。建議用兩週完成，分成四段：

• 課後第一到二天：承辦人收齊所有素材，依決策表分類，不改寫，只分堆
• 課後第三到五天：承辦人把問答紀錄拆成條目初稿，練習檔做出空白版
• 課後第六到十天：部門負責人補上公司版答案，挑選範例作業並取得同意
• 課後第十一到十四天：在部門週會上花十分鐘介紹新條目，請兩位學員實際用一次，回報找不找得到、看不看得懂

最後一步不能省。條目寫完不代表能用，要有人在真實工作情境下查一次，才知道標題對不對、步驟有沒有漏。這一步也正好接上課後的落地追蹤，追蹤流程可以參考 內訓結束後三十天的追蹤流程

半年後回頭檢查：知識庫有沒有活著

兩週整理完，並不代表結束。建議在課後第三個月與第六個月各做一次檢查，看以下四件事：

• 這次課程產出的條目，有沒有被查閱過；工具若沒有閱讀紀錄，就直接問部門同事
• 範本有沒有長出公司版本，修改紀錄是否寫了原因
• 問答條目下面，有沒有新增同類問題
• 負責人是否還在原部門，若已調動，條目要交接給誰

如果一條條目半年沒人查、沒人改，不一定代表它沒用，可能是標題取錯，也可能是那個技能在公司裡根本沒被用上。後者比前者更值得回報給訓練負責人，因為它說明的是課程與工作之間的落差，不是知識庫的問題

適用與不適用的情況

這套決策表適用於以下情況：課程有實作內容，課後會留下範本或練習檔；公司已經有一個共用的文件空間，不論是雲端硬碟、內部維基或協作文件；部門願意指定一位條目負責人，每月花少量時間維護

以下情況不太適用。如果課程以觀念啟發為主，沒有可重複使用的工具，那麼課後整理一頁重點摘要就夠了，不必建條目。如果公司人數很少，大家坐在同一張桌子，口頭問比查文件快，知識庫的維護成本可能高過收益。如果沒有任何人願意當負責人，寧可先不建，因為沒有負責人的知識庫，半年後就會變成另一個沒人敢相信的資料夾

如果你們想在下一場內訓就把知識庫整理排進課程規劃，或需要有人陪同第一次執行，可以參考我們的 服務內容，從需求訪談到課後整理一起設計