工作坊分組怎麼分：從報名表到現場換組的六個步驟教學

工作坊分組要在開課前就決定，不能交給學員現場自己坐。好的分組有三個條件：每組四到五人、每組至少一位懂業務流程的人、同一位直屬主管不和部屬同組。按照下面六個步驟，從報名表一路排到現場換組，就能讓每一組都真的動手做。

這篇是步驟教學。人數規模與課程形式的差異，我在三十人課程與八人工作坊的設計差異談過，這裡不重複。這篇只處理一個問題：同一場工作坊裡，人要怎麼分。

步驟一：在報名表裡多問三題

分組的材料要在開課前收齊。多數企業的報名表只有姓名、部門、職稱。這不夠。我會請人資在報名表加三題。

• 你目前每週花最多時間在哪一項工作？（選項依課程主題設計）
• 這次課程的主題，你實際操作過幾次？（沒做過、做過一兩次、經常做）
• 你的直屬主管是否也會參加？請填姓名

第一題用來分配角色，第二題用來平衡程度，第三題用來避開上下級同組。三題加起來不到一分鐘，卻決定了現場九成的分組品質。

報名表也要說明這些資料只用於分組。學員知道用途，填答會比較誠實。涉及員工個人資料的蒐集與利用，企業應依個人資料保護相關法規處理，主管機關資訊可查經濟部網站。

步驟二：決定每組人數與組數

每組四到五人是我最常用的數字。三人太少，一個人請假就撐不起來。六人以上，一定有人只是旁觀。

報名人數	建議組數	每組人數	備註
八人	兩組	四人	講師可以輪流陪兩組
十二人	三組	四人	需要一位助教
十六人	四組	四人	需要一到兩位助教
二十人	四到五組	四到五人	講師只能巡場，教材要更詳細

組數決定了講師能給每組多少時間。四組以內，講師還能在每個練習環節到每一組停留。超過四組，就要靠助教或更完整的練習單。

步驟三：用三條規則排出初版名單

拿到報名資料之後，用試算表排初版。我依序套用三條規則，前面的規則優先。

規則一：上下級不同組

主管在場，部屬通常不會說出真正的卡點。工作坊需要的是實話，所以直屬上下級一律分開。這條規則優先於其他所有考量。

規則二：每組至少一位「做過的人」

第二題回答「經常做」的人，平均分到每一組。他們不是助教，但能讓練習不會卡在第一步。如果做過的人不夠，就由講師或助教補位。

規則三：跨部門混搭，但保留一位同部門夥伴

全部跨部門，學員會因為不熟而安靜。全部同部門，討論會變成平常的例會。我的做法是每組有兩個部門以上，但每個人在組裡至少有一位同部門的人。

步驟四：為每個人指定一個角色

分好組不代表每個人都會參與。我會在每組安排三種角色，並在開場時公布。

角色	任務	適合誰
操作手	實際在電腦或白板上做練習	第二題回答「做過一兩次」的人
提問者	負責把卡住的地方整理成問題	第二題回答「沒做過」的人
記錄者	把組內決定寫在練習單上，最後報告	第一題與主題最相關的人

角色讓沒經驗的人有正當的位置。他們不用假裝會，只要把不懂的地方問清楚。這往往是整場最有價值的提問。

步驟五：什麼時候該換組？

一整天的工作坊，我通常在午休後換一次組。上午建立熟悉感，下午引入新觀點。

• 換組時機：上午練習完成、下午進入應用題之前
• 換組方式：每組留下記錄者，其餘人移動到下一組
• 記錄者的任務：用三分鐘向新組員說明上午的成果
• 練習素材：若主題是數據分析，每組事先準備一個可操作的示範帳號，設定方式可查Google Analytics 說明中心
• 不換組的情況：半天的課程、或練習是連續性的專案

記錄者留下，是為了讓上午的成果不會因為換組而斷掉。新組員也能在三分鐘內看到另一組的做法，這比講師再講一次更有說服力。

步驟六：開場前十分鐘的現場調整

名單排得再好，現場總有變化。有人請假，有人臨時加入，有人和組員是剛吵過架的同事。開場前十分鐘，我會做三件事。

• 點名後立刻檢查每組人數，少於三人的組直接併組
• 臨時加入的人，放到人數最少、而且沒有其直屬主管的組
• 請人資私下提醒是否有不適合同組的情況，有就安靜調整，不在現場公開

這十分鐘不能省。工作坊前二十分鐘決定整天的氣氛。一組人數不對或組合不對，會一路影響到下午。

示範情境：一場十六人行銷工作坊的分組表

以下是示範情境。假設一家製造業公司，十六人參加一天的內容企劃工作坊，成員來自行銷、業務、產品、客服四個部門，其中有兩位部門主管。

依照步驟二，分成四組、每組四人。依規則一，兩位主管分到不同組，且都不和自己的部屬同組。依規則二，回答「經常做」的三位行銷人員分到三組，第四組由助教補位。依規則三，每組都有兩到三個部門，每人都有一位同部門夥伴。

下午換組時，四位記錄者留下。業務部的人移到原本以產品部為主的組，產品部的人移到以客服為主的組。下午的應用題是寫一篇產品說明，因為組內同時有人懂規格、有人懂客戶問題，產出的初稿比上午具體很多。這是示範情境裡的預期效果，實際結果會因企業而異。

想看更多內訓與顧問實作的樣貌，可以參考冠誠的案例分享；企業若要安排內訓，可以先看企業內訓與顧問服務說明。

分組最常出錯的四個地方

就算照著步驟做，分組還是會出錯。以下四種是我在現場最常看到的，提早預防比事後補救容易。

• 讓學員自己選組：結果一定是熟人坐一起，跨部門交流歸零
• 只看職稱分組：同樣是專員，有人天天操作，有人從沒碰過，程度差距很大
• 忽略座位動線：組與組靠太近，討論聲音互相干擾，講師也走不過去
• 換組沒有說明：學員以為上午做錯了才被拆開，下午的情緒會變差

最後一點最容易被忽略。換組前，用一句話說明原因：「下午我們要把上午的成果，交給不同背景的人檢驗。」學員知道換組是設計好的，就會配合。這一句話花不到十秒，卻能避免一整個下午的低氣壓。

座位也要事先排。每組一張桌子，桌上放組名牌與練習單，組與組之間留出講師能走過的通道。學員進教室時看到名牌，就知道自己該坐哪裡，不需要現場喊名字。

適用與不適用的情況

這套分組步驟適合八到二十人、以實作練習為主的企業工作坊。它特別適合跨部門參與、而且有主管同場的場合。

它不適合純講授型的大型課程。三十人以上、以聽講為主的課，分組的效益有限，資源應該放在教材與課後作業。它也不適合只有半天、只有一個練習的短課，換組反而浪費時間。

另外，如果企業內部有明顯的人際衝突，分組只能避開，不能解決。那是管理問題，不該期待一場工作坊處理。分組設計的目的只有一個：讓每個人在那一天都有事可做、有話可說。