店裡照片誰拍、存哪、誰上傳？在地商家照片管理流程的內部備忘範本
在地商家的照片管理流程，重點是讓每張照片「有人拍、有地方放、有人審、有人上傳」。用一份內部備忘寫清楚分工、命名、肖像同意與交接方式，照片就不會散在員工手機裡，人走了也不會跟著消失。
拍什麼、拍幾張、多久換一次，我們在在地商家的照片策略已經談過。這篇處理的是另一半：照片拍完之後，怎麼管。
下面是一份可以直接改用的內部備忘範本。我們用一家社區型烘焙坊當示範情境，三位正職、兩位工讀生，由多個常見狀況組合而成，不對應特定客戶。括號內的說明是寫給你看的，正式發給員工時可以刪掉。
備忘主旨與背景
主旨：店內照片的拍攝、存放與上傳方式，從下個月一日起統一。
發文：店長。收文：全體正職與工讀同仁。
背景說明，請大家花兩分鐘看完：
- 上個月要更新 Google 商家檔案的新品照片，找了三天。照片分散在四個人的手機和兩個 LINE 群組裡
- 去年的中秋禮盒照片，拍的人已經離職，原始檔找不回來
- 有一張店內照片拍到熟客的臉，上傳後才發現沒問過本人
- 商家檔案上還有三年前的舊菜單照片，價格已經不對
（這一段寫實際發生過的事。員工看到具體狀況，才會理解為什麼要多一個步驟。）
誰負責什麼：照片管理分工表
從下個月起，照片相關工作依下表分工。
| 工作 | 負責人 | 頻率 | 交出什麼 |
|---|---|---|---|
| 日常拍攝 | 當班同仁 | 有新品、陳列更動、活動時 | 照片存進共用資料夾的「待審」 |
| 審核與挑選 | 店長 | 每週一次 | 把可用照片移到「已審」，不可用的刪除 |
| 上傳商家檔案 | 指定的一位正職 | 每兩週一次 | 上傳後在紀錄表登記日期與檔名 |
| 下架舊照片 | 同一位正職 | 每月一次 | 檢查商家檔案上的過期照片並移除自家上傳的部分 |
| 肖像同意紀錄 | 拍攝的人 | 每次拍到可辨識的人 | 同意紀錄存在「同意」資料夾 |
| 年度封存 | 店長 | 每年一次 | 把一年前的照片移到封存區 |
（分工表的重點是每一列只有一個負責人。寫「大家一起」等於沒人負責。）
照片從手機到商家檔案的七個步驟
所有同仁請照這個順序處理照片。
- 第一步，拍攝：用自己的手機拍沒關係，但拍完當天要上傳到共用資料夾
- 第二步，存入待審：照片放進「待審」資料夾，不要直接傳到 LINE 群組當作存檔
- 第三步，命名：依照下一段的命名規則改檔名，改不到的請在群組告訴店長
- 第四步，審核：店長每週挑選，確認照片清楚、真實、沒有拍到不該拍的東西
- 第五步，移到已審：通過的照片移到「已審」，依類別放好
- 第六步，上傳：負責的正職從「已審」挑選上傳到商家檔案，並在紀錄表登記
- 第七步，清理：個人手機裡的店內照片，確認已上傳共用資料夾後可自行刪除
（第二步最難執行。LINE 群組很方便，但照片會被壓縮，時間久了也會過期找不到。共用資料夾要選大家手機都能直接上傳的工具。）
檔案怎麼命名、資料夾怎麼分？
命名規則只有一條：日期、類別、內容、拍攝者代號，用底線隔開。
例如：20261011_新品_桂圓核桃吐司_A.jpg。
日期放最前面，排序時會自動照時間排。類別固定用以下幾種，不要自己新增：
- 外觀：店面、招牌、騎樓、從路口看過來的角度
- 店內：座位區、櫃台、陳列架
- 新品：每一項新上市的商品
- 常態商品：長期販售的品項
- 活動：節慶、市集、社區合作
- 團隊：員工工作照，需有同意紀錄
資料夾分三層：第一層是「待審」「已審」「同意」「封存」；「已審」底下再依上面的類別分。這樣上傳的人要找新品照片，打開「已審」裡的「新品」就有。
（類別跟商家檔案的照片分類不必完全一樣，重點是店裡的人一看就懂。）
拍到客人或員工的照片，怎麼處理？
這一段請所有同仁特別注意。
拍到可以認出是誰的客人，上傳前一定要先問過本人。可以當場口頭詢問，再傳一則訊息確認，例如「謝謝您同意本店把今天的照片放在店家頁面上」，對方回覆後截圖存進「同意」資料夾。
沒有問到、或對方不願意，就不要用這張。改拍手部拿著商品、背影、或只拍商品本身。
員工入鏡也要有同意紀錄。員工離職時，店長要問本人是否同意照片繼續保留；不同意的，負責上傳的正職要在一週內從商家檔案與官網移除。
（肖像與個人資料的法律細節，各家情況不同，有疑問請找熟悉個資法的專業人士確認。這份備忘處理的是店內作業習慣。）
上傳前的檢查清單
負責上傳的正職，每次上傳前對照以下項目：
| 檢查項目 | 標準 |
|---|---|
| 檔案格式與大小 | 依 Google 商家檔案說明中心的照片規範，JPG 或 PNG，10 KB 到 5 MB，建議 720 x 720 像素 |
| 真實性 | 照片呈現的是本店實際樣子，不放網路素材或過度修圖的照片 |
| 價格與文字 | 照片中出現的價目表、海報，內容要是現行版本 |
| 肖像同意 | 有可辨識的人，「同意」資料夾裡要有對應紀錄 |
| 敏感資訊 | 沒有拍到收銀機畫面、訂單單據、客人的手機螢幕 |
| 光線與清晰度 | 主體清楚，不要逆光，不要只拍到一半 |
官網也會用到同一批照片。放上官網時，記得替每張照片寫一句描述內容的替代文字，Google 的搜尋引擎最佳化入門指南也建議為圖片加上清楚的替代文字。
汰換、封存與交接
商家檔案上的照片，自家上傳的部分每月檢查一次。舊菜單、已停售商品、已改裝的店內陳設，請直接移除。顧客上傳的照片店家無法直接刪除，如果內容不實或不當，可以依說明中心的流程回報。
每年年底，店長把一年以前的「已審」照片移到「封存」。封存不是刪除，是讓日常使用的資料夾保持乾淨。
交接時，離職同仁要做三件事：確認手機裡的店內照片都已上傳共用資料夾、移交自己負責的上傳紀錄表、退出共用資料夾的權限。店長要在最後上班日當天確認完成。
這份照片流程，可以和Google 商家檔案的每週維護清單放在一起執行，每週的維護時間順便處理照片。
第一個月怎麼上路
（這一段不必發給員工，是寫給店長的執行建議。）
新規則最怕第一週熱鬧、第三週沒人理。建議第一個月分四週推：
- 第一週：建好共用資料夾，請每位同仁把手機裡過去半年的店內照片全部上傳到「待審」，不用先命名
- 第二週：店長一次審完舊照片，挑出可用的移到「已審」，順便整理出商家檔案上該下架的舊照片
- 第三週：新拍的照片開始照命名規則處理，店長在週會上抽兩張照片看檔名對不對
- 第四週：負責上傳的正職完成第一次上傳與登記，店長確認紀錄表有寫
一個月後，在週會上花五分鐘問大家哪一步最麻煩。最麻煩的那一步，通常就是下個月要簡化的地方。示範情境裡的烘焙坊，第一個月最多人反映的是命名太費工，後來改成只要求寫日期與類別，內容說明由店長審核時補上。
規則是給人用的。能被持續執行的簡單版本，比沒人照做的完整版本有用。
適用與不適用的情況
這份備忘範本適合：
- 有實體店面、員工三人以上，照片由多人拍攝的在地商家
- 已經有 Google 商家檔案，但照片更新不規律的店家
- 有分店、需要讓每家店照片管理方式一致的品牌
不適合直接套用的情況：
- 一人經營的工作室。命名規則與共用資料夾就夠了，分工表可以省略
- 照片主要由外部攝影師或代理商提供的品牌。重點會變成合約裡的授權範圍與交檔格式，要另外寫
- 醫療、美容等涉及顧客身體部位的照片。同意流程要更嚴格，建議先請專業人士審閱