漲價通知九十天時間線復盤：舊客戶緩衝期該留多久才合理
漲價通知要提前多久，舊客戶緩衝期該留多長
對長期合作的企業客戶，漲價通知至少要早於對方下一次編預算或續約的時間點，實務上多落在生效前六十到九十天。舊客戶的緩衝期以一個合約週期或一個預算週期為上限，留得更久會讓新舊價差越拉越大，下一次更難收回。緩衝期一定要寫明結束日期，沒有期限的舊價等於永久折扣。
以下用時間線復盤的方式，還原一家小型設計工作室的做法。這是方法示例，重點在每個時間點做了什麼判斷、哪裡卡住，文中不提供具體金額與調幅。
背景是一家六個人的設計工作室三年沒有調過價
這家工作室做品牌識別與包裝設計，客戶有月費制的長期客戶，也有單次專案客戶。三年來人事與軟體訂閱成本都往上走，報價卻停在原地。負責人在季度檢討時發現，月費客戶的實際工時已經超出當初估算的範圍，於是決定調價。
負責人最初的想法是下個月直接發信。我們在第一次會議上請他先回答三個問題：哪些客戶的合約寫了價格調整條款、每個客戶的續約月份是哪個月、如果最大的兩個客戶離開，現金流能撐幾個月。三個問題他都要回去查，這就說明了為什麼需要九十天。
生效前第九十天到第七十五天先做內部盤點
前兩週完全不對外。這段時間要完成三份內部文件。
- 合約清單：每個客戶的合約起訖日、是否自動續約、有沒有寫明調價的通知期限
- 客戶分級表：依合作年資、毛利貢獻、溝通成本分成三級
- 新價目表：每個服務項目的新價格與調整理由，理由要能用一句話說完
合約清單最花時間。有幾份合約寫了調價須於若干日前書面通知，有幾份完全沒寫。沒寫不代表可以隨時調，合約期間內的價格通常以合約為準，要等到續約才能適用新價。這部分工作室請律師看過合約文字才定案，價格條款的解讀屬於法律意見，不應自行判斷。
客戶分級表的用途是決定誰先通知、誰由負責人親自談。分級的標準要用數字，例如過去十二個月的毛利與修改次數，不能憑印象。這一步常會翻出意外：負責人以為最重要的客戶，算下來其實是工時超支最嚴重的一個。
第七十五天到第六十天決定緩衝期的規則
緩衝期是指新價公告後，舊客戶仍可沿用舊價的一段時間。工作室內部對這件事意見分歧。業務窗口主張舊客戶永遠維持原價，理由是怕客戶不高興。財務主張全部同一天生效，理由是好管理。
最後訂下的規則有四條。
- 新客戶自公告日起一律適用新價，報價單同步更新
- 月費制舊客戶，在現有合約到期前維持原價，續約時適用新價
- 合約距離到期不滿六十天的客戶，額外再給一個結算週期的原價，避免對方來不及編預算
- 單次專案客戶，公告日前已送出且仍在有效期內的報價單照原價執行，過期重新報價
這套規則的原則是緩衝期跟著合約走，每個客戶的結束日期都查得到。負責人原本想給合作最久的兩個客戶無限期原價，我們建議改成延長一個合約週期並寫明日期。理由很實際：三年後再調一次價時，這兩個客戶會跟新價差了兩個級距，到時候根本開不了口。
第六十天到第四十五天準備通知信與對話腳本
通知信只有一頁。內容順序是：哪一天起調整、哪些項目調整、對這位客戶實際生效的日期、調整的原因、客戶可以選擇的方案、聯絡窗口。
這封信改了四版。第一版花了三段解釋成本上漲，客戶真正要找的生效日期埋在第四段。定稿把生效日期放在第一段，原因只寫兩句。信裡不道歉，也不寫希望您能體諒這類句子，那會讓價格看起來可以商量。
- 寫明對這位客戶的生效日期，不要讓客戶自己去對合約
- 寫出不變的部分，例如交付流程、窗口與修改次數
- 提供一個可以降低支出的選項，例如縮小範圍的方案
- 留下回覆期限，方便雙方安排續約
對話腳本是給內部用的，列出客戶最可能問的五個問題與統一回答。實際被問到的問題依序是：為什麼是現在、其他客戶也漲嗎、可不可以明年再開始、如果我簽兩年能不能維持原價、範圍可以減少嗎。每一題都要有事先決定的答案，尤其是第四題，簽長約換舊價可以答應，但要寫清楚長約的提前終止條件。
第四十五天到第三十天依分級順序通知客戶
通知順序是先重要客戶、後一般客戶，並且在同一週內全部完成。拖成一個月的話，客戶之間會互相打聽，後收到的人感受很差。
第一級客戶由負責人先打電話或當面說明，當天再寄出書面通知。第二級由專案窗口通知。第三級直接寄信。書面通知一定要有，口頭說過不算，日後有爭議時要拿得出紀錄。
這一階段卡住的地方是有一位客戶的窗口說要回去問主管，之後兩週沒有回音。處理方式是在第十天寄一封簡短的追蹤信，重述生效日期與回覆期限，不追加任何優惠。對方最後在期限前回覆續約，但把範圍縮小了一項。這個結果在工作室的預期之內，因為通知信已經提供了縮小範圍的選項。
第三十天到生效日處理個別協商與系統更新
最後一個月有兩條線同時進行。一條是個別協商，一條是把所有文件與系統換成新價。
個別協商的原則是可以談範圍與付款方式，不談單價。客戶希望降價時，窗口的回覆是拿掉哪些項目可以回到原本的預算。這樣客戶有選擇，價目表也維持一致。只要對一個客戶讓了單價，消息遲早會傳到其他客戶那裡。
- 報價單範本、合約範本、官網方案頁在同一天更新
- 會計或記帳人員收到新價目表與每個客戶的生效日期清單
- 請款排程依各客戶的生效日期設定提醒
- 業務窗口手上舊版的報價檔全部收回
系統更新看起來是小事，卻最常出錯。工作室在生效後第一個月就發生過一次，窗口用舊範本報價給新客戶。補救方式是誠實告知報價單有誤並重新寄出，同時把舊範本從共用資料夾移除。
生效後三十天要檢查哪些數字
漲價是否成功要看數字。工作室在生效後一個月與三個月各檢查一次。
- 續約客戶數與不續約客戶數，並記錄不續約的原因
- 續約客戶中縮小範圍的比例
- 新客戶報價的成交比例與漲價前相比有沒有明顯變化
- 每個月費客戶的實際工時是否回到估算範圍內
復盤時工作室發現，離開的客戶集中在第三級，也就是毛利低而修改次數多的那一群。負責人原本最擔心的兩個大客戶都續約了，其中一個選了兩年約。這個結果不能推論到其他公司，但它說明了分級表的價值：你在通知之前就知道哪些離開是可以接受的。
這次復盤留下的三個修正
第一，合約範本加上價格調整條款，寫明通知期限與調整頻率，條款文字由律師審閱。第二，每年固定檢視一次價格，小幅調整比隔三年大幅調整容易溝通。第三，緩衝期的結束日期寫進客戶管理表，到期前六十天自動提醒，避免緩衝期無聲無息地延長。
什麼情況下這條九十天時間線不適用
這條時間線適合有合約、有固定窗口的企業對企業服務。零售與電商面對的是不特定消費者，沒有逐一通知的問題，做法是公告生效日期並同步更新標價，提前時間通常短得多。
現金流已經撐不到九十天的公司也不適用，那種情況要先處理資金，再談調價節奏。另外，受政府採購、長期供貨合約或特定法規約束的價格，調整程序以合約與法規為準，請交由律師或該領域的專業人士確認。
常見問題
漲價通知要提前多久寄給客戶？
企業客戶建議在生效前六十到九十天通知，並早於對方續約或編預算的時間。合約若寫明通知期限，以合約為準，有疑問請律師確認。
舊客戶可以永遠維持原價嗎？
不建議。沒有期限的原價等於永久折扣，下次調價時價差更大。可以給緩衝期，但要跟著合約週期走，並寫明結束日期。
客戶要求不要漲價時該怎麼回應？
維持單價，改談範圍與付款方式。告訴客戶拿掉哪些項目可以回到原預算，或用較長合約期換取原價，並寫清楚提前終止的條件。
漲價通知信應該寫哪些內容？
依序寫生效日期、調整項目、對該客戶的實際生效日、簡短原因、可選方案與回覆期限。生效日期放第一段，原因兩句話即可，不必道歉。
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